Outlook 2007郵件資料檔管理之封存壓縮與修復

今天小編要來講講微軟的郵件收發軟體Outlook,公司使用的是2007版本!要高不高要低不低的版本。哈~不討論它的設計方式和原因(這個外面已經轟得滿天飛了),反正做MIS的就是要解決公司的問題!因為資訊白癡的同事們常常抱怨郵件突然會大量重複寄送,不然就是無法寄送等問題。(問的問題也很白癡),每次檢查就是”它爆了~它爆了~信箱已經爆了”…(我也講到快要爆了)
Outlook 2007單一郵件檔檔案大小限制為20GB,主要郵件檔若成長到此限制大小就會開始發生收發郵件不正常的現象,如一直重複發送信件或者郵件寄送不出去,但我們實際測試過大約16GB ~ 18GB就會開始有問題。

我們可以在Outlook 2007 的工具 > 帳戶設定 > 資料檔看到個人資料檔(主要郵件檔)存放的位置,預設為C:\Users\innosoft\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst。
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從此路徑去查詢主要郵件檔Outlook.pst目前檔案大小是否有超過限制?
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若接近或超過限制時,則必須要做封存及壓縮的動作。直接來看看下面的方法吧。

一. 郵件封存
1. 在 [檔案] 功能表中,按一下 [封存]。

2. 選取 [封存此資料夾及所有的子資料夾] 選項,選擇你要封存的資料夾,如收件匣或者裡面特定的資料匣。(尤其是寄件備份是同仁常忽略的郵件匣,卻也是常常造成郵件檔迅速成長的禍首之一)
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3. 然後在 [封存郵件早於] 下方指定日期,即你想要封存於何時之前的郵件,如你想要封存2013年(含)以前的郵件,就選擇2013/12/31。

4. [封存檔案] 下方,按一下 [瀏覽] 指定位置,確認路徑為 C:\Users\innosoft\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
註1. 請勿使用系統域設路徑,因為會大量佔用您的系統磁區。
註2. 封存檔名archive.pst為預設檔名,可依自行辨識方便更名,若您使用多個封存郵件檔,則必須使用不同檔名。

5. 按下 [確定]即開始做封存郵件的動作。

6. 注意1:封存完畢後會有完成訊息通知,封存期間無法對該資料夾做任何存放郵件動做。

7. 注意2:封存郵件只在於將郵件歸納至別的郵件封存檔,使其主要的郵件檔有空間可以正常收發郵件,但做完郵件封存後並不會將已成長的主要郵件檔縮小,必須要做壓縮的動作才能將由主要的郵件檔縮小。(請參考下列步驟)

二. 郵件壓縮
1. 在我們做完郵件封存之後,一定要做壓縮的動作才能使主要郵件檔之檔案縮小。
註1. 請注意若郵件已經成長到接近限制大小,請一定要先做封存的動作才能再做壓縮,不然會沒有效果。

2. 開啟 Outlook 2007 ,並在左下方處選擇以資料夾方式顯示。
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3. 將左方列表拉到頂端,會看到 “個人資料夾” ,點滑鼠右鍵後選擇 “個人資料夾的內容”。
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4. 在跳出的新視窗中,點右下方的 “進階” 按鍵,會再跳出一個新的視窗。
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5. 在新視窗中,請點畫面中間的 “開始壓縮” 來壓縮個人資料夾。
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6. 在壓縮的過程中,會有2014090508的訊息視窗,完成後會回到上一個步驟的視窗,屆時點 “確定”→”確定” 關閉所有對話視窗即完成壓縮動作。

三. 修復Outlook 主要郵件檔
1. 有些主要郵件檔已經成長到接近限制的大小,無論做封存或者做壓縮都無法正常收發郵件,很有可能是該Outlook.pst主要郵件檔已經有損壞的狀況,就必須要做修復的動作。

2. 結束正在執行的 Outlook。

3. 開啟檔案總管,按兩下位於 “C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE12” 中的 “Scanpst.exe” 2014090509
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4. 在視窗中,按一下 [瀏覽] 選擇 個人資料檔(主要郵件檔)存放的位置,預設為 C:\Users\innosoft\AppData\Local\Microsoft\Outlook\中的 “Outlook.pst” 檔案。(也可以在[請輸入您要掃描的檔案名稱]方塊中,輸入想要檢查的.pst 或.ost檔案名稱。如有要指定掃描記錄選項,請按一下 [選項],然後按一下您要的選項。)
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5. 按一下 [啟動],程式便開始進行修復作業。
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6. 如果掃描完成之後發現錯誤,系統會提示您開始進行修復程序來修正錯誤。
在執行修復程序期間,預設會建立備份檔案。若要變更這個備份檔案的預設名稱或位置,請在 [輸入備份檔案名稱] 方塊中,輸入新名稱,或是按一下 [瀏覽] 以尋找您要使用的檔案。
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7. 按一下 [修復],修復過程依據PST檔案大小不同,會需要不同的時間,郵件量愈多,所做的時間愈長,一般約5GB的郵件量大約2~3小時,修復完成後會顯示完成畫面。
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8. 修復成功後啟動 Outlook 2007 即可使用。

9. 按一下 [到] 功能表上的資料夾清單。
在資料夾清單中,您可能會看到含有預設 Outlook 資料夾的 [已復原的個人資料夾] 或 [遺失及尋得] 資料夾。因為這是一個重新建立的 .pst 檔案,所以復原的資料夾通常是空的。[遺失及尋得] 資料夾含有由「收件匣修復」工具所復原的資料夾及項目。從 [遺失及尋得] 資料夾遺失的項目則無法進行修復。

10. 如果您看見 [已復原的個人資料夾] 資料夾,就可以建立新的 .pst 檔案,並將 [遺失及尋得] 資料夾中的項目拖曳到新的 .pst 檔案中。當您移動完所有的項目時,就可以從設定檔中移除 [已復原的個人資料夾] (.pst) 檔案,包括 [遺失及尋得] 資料夾。

11. 再開啟檔案總管,選擇C:\Users\innosoft\AppData\Local\Microsoft\Outlook\,將資料夾中的 “Outlook.bak” 刪除,避免硬碟空間的浪費。


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